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O isolamento social impõe medidas seguras na política de home office

Não se esperava que a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em meio a pandemia, demandaria a necessidade de aprimoramento das políticas de home office das empresas
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Neste ano de 2021 estamos mais uma vez diante de um ambiente que exige educação e treinamento das empresas ou em atividades não essenciais que são desenvolvidas em sistema de home office.

Nos últimos anos, a adoção dessa política esteve na plataforma de algumas empresas do Agronegócio e outros segmentos como um grande atrativo e benefício para contratação de talentos e, até para destacar-se dentre as “Melhores Empresas para se Trabalhar”, enquete anual renomada no mercado empresarial.

Então, com este Novo Normal, com a aceleração do estado de calamidade, o isolamento social mais uma vez se apresenta nesse cenário de compromisso dos funcionários às atividades a serem realizadas no home office. Sempre visando a Gestão de Saúde Corporativa dos funcionários e da população. Não importa o Estado, ou o Município, o isolamento social é praticamente mandatório. Desta forma, algumas adaptações nas rotinas de trabalho devem ser feitas. É bem verdade que, se a empresa já disponibilizava seus próprios computadores/laptops ou smartphones para seus empregados no home office,  foi mais fácil e seguro assegurar medidas de proteção aos riscos cibernéticos e treinar a equipe no tocante à  privacidade e segurança de dados da pessoa natural, quer seja de empregados, colaboradores, clientes, fornecedores, dentre outros parceiros.

Por sua vez, existem dentre as hipóteses de acesso remoto ao servidor das empresas por meio de equipamentos particulares, a necessidade de esforço adicional para garantir o cumprimento da LGPD, uma vez que são primordiais a adoção de medidas técnicas e organizacionais para a proteção aos dados pessoais acessados remotamente sujeitos ao “firewall”, dispositivos de segurança da rede que monitora o tráfego de entrada e saída e bloqueia tráfegos específicos de acordo com um conjunto definido de regras de segurança.  Neste caso, o home office deve ser monitorado com maior cautela para evitar potenciais riscos de perda acidental ou ilegal de uso, divulgação ou acesso não autorizado. São necessárias proteções adicionais e a implementação de ferramentas de TI mais seguras, senhas, e até controles de acessos ou de “logs” aos servidores das empresas, uso da nuvem, dentre outros.  

E quando a empresa possui circulação de muitos dados pessoais/sensíveis, em geral na Área de Recursos Humanos, sugere-se que aqueles funcionários, cuja atribuição é o manuseio diário de dados, sejam orientados de forma mais detalhada para definição de critérios adicionais no cumprimento de suas atividades. Como por exemplo: controlar o uso no home office, preferencialmente, tratar os dados pessoais em horário comercial ou até de forma mais restritiva, evitar que  atividades sejam realizadas por várias pessoas. O melhor é centralizar e treinar o empregado que atua nesta área para assim assegurar que tenha pleno conhecimento e controle dos dados que são próprios de atividades de RH, entre outras medidas que podem ser mais restritas dentro de suas rotinas.

Outra dica importante no home office é a cautela no uso do whasapp com dados pessoais. Muito cuidado com texto no WhatsApp. Como já mencionado, em tempos de pandemia e home office, a nova lei traz consigo mais um desafio: manter a informação segura também na casa do colaborador. Inclusive para dados que são enviados, por exemplo, como os dados de saúde, um atestado médico ao RH, toda segurança é relevante, inclusive na residência do empregado, porque a informação pode ficar solta ou, se impressa, na realidade trata-se de dado sensível.

Conscientize sobre a importância da segurança da informação no dia a dia de cada um. Defina determinados protocolos de processo, informe por que as medidas estão sendo tomadas e quais os seus impactos para tornar o ambiente mais seguro, mostrando os riscos de cada área e trazendo o contexto da proteção para atividade diária. O profissional do RH precisa saber que deixar o atestado na impressora é um risco, em especial se usar dentro de sua casa, por exemplo.

Considerado todo esse ambiente de privacidade monitorada com segurança que passamos a vivenciar, o mais adequado é, primordialmente, engajar todos os empregados das diretrizes da LGPD, quer seja por meio de treinamentos virtuais, webinars, ou “lives” sobre a aplicação da lei no home office.  Formalizar uma política clara de home office orientada pelos princípios da LGPD respalda nos princípios e valores das empresas. Estamos diante de uma nova fase em que dados pessoais representam fatores de riscos. Se não forem tomadas medidas assertivas no home office, qualquer eventual descuido ou falta de diligência pode ser alvo de interesses oportunistas.

Aculturar a organização, com transparência e dentro da conformidade legal, gera credibilidade e confiança aos titulares de dados e, consequentemente, aos negócios da sua empresa. Nas atividades do Agronegócio nada se exclui, independentemente do tamanho da empresa (se grande, médio e pequeno porte), todos estes requisitos legais devem ser aplicáveis como fruto de novo comportamento no campo do trabalho.